Basilea Pharmaceutica développe des médicaments innovants contre les infections difficiles à traiter — une activité qui repose sur les échanges internationaux : congrès, centres d’études et discussions avec des partenaires aux quatre coins du globe. Ce qui constitue un atout pour la recherche est rapidement devenu une charge pour la gestion des frais de voyage. Basilea cherchait une solution qui ne se contente pas de faciliter les réservations, mais qui transforme l’ensemble du déplacement — de la réservation au paiement comptabilisé — en un processus unique et maîtrisé. Le tout sans contraindre l’entreprise à s’enfermer dans un écosystème fermé.

Situation initiale : une forte complexité et de multiples ruptures de médias.

Les voyages d’affaires chez Basilea sont complexes : plusieurs pays, différentes compagnies aériennes et des types de justificatifs variés — billets d’avion, hôtels, taxis et frais sur place. Jusqu’ici, la réservation, le décompte de carte de crédit et la saisie des frais fonctionnaient de manière largement cloisonnée. Les personnes en déplacement professionnel rassemblaient elles-mêmes leurs reçus, les rapprochaient manuellement du relevé de carte et devaient souvent attendre la compensation bancaire avant de pouvoir établir le moindre décompte. Pour le service financier, cela représentait une accumulation de justificatifs isolés, peu de visibilité contextuelle et un travail manuel considérable pour attribuer les transactions par carte logée aux voyages et aux centres de coûts.

Environ 150 collaborateur-trice-s réservent régulièrement des voyages d’affaires chez Basilea — avec 60 voyages par mois vers de multiples destinations, les justificatifs, les opérations par carte et les demandes de clarification s’accumulaient rapidement. Le service financier estimait la charge manuelle liée à l’attribution des transactions par carte logée aux voyages et aux centres de coûts à 3 jours par mois avant l’arrivée d’Edi.

Basilea souhaitait éliminer ces ruptures — sans pour autant s’enfermer dans un écosystème rigide imposant de confier la réservation, la carte et le décompte à un fournisseur unique. L’entreprise recherchait une solution permettant de combiner librement les meilleurs prestataires pour la réservation et le paiement, tout en regroupant automatiquement toutes les données afin d’offrir au service financier une maîtrise complète du processus en aval.

Solution : Edi comme plateforme centrale sur l’ensemble du processus de voyage.

Basilea a choisi l’outil de gestion des frais Edi comme plaque tournante de l’ensemble du processus de voyage :

• Base de données continue : les données de base du personnel sont synchronisées automatiquement depuis Personio via l’API REST.
• Libre choix des partenaires : les demandes sont initiées directement dans Edi, les réservations s’effectuent via bta first travel comme TMC et Atriis comme plateforme de réservation, tandis que les paiements sont réglés avec les cartes d’entreprise et cartes logées Cornèrcard.
• Pérennité assurée : au lieu de solutions disparates, un processus harmonisé unique voit le jour. Basilea reste libre d’intégrer à tout moment d’autres TMC ou plateformes de réservation selon l’évolution de ses besoins à l’international, sans perdre la maîtrise de son flux opérationnel.

Le cœur du dispositif est Edi Trip : chaque voyage est créé automatiquement, et l’ensemble des justificatifs, transactions par carte et factures correspondants y sont rattachés — sans aucun téléversement manuel. Un vol peut être décompté dès sa réservation, tandis que les dépenses effectuées sur place (repas, taxis) sont intégrées plus tard dans un décompte distinct lié au même voyage. Plus besoin d’attendre la compensation de la carte. La facture et la transaction par carte sont rapprochées automatiquement, les frais de dossier sont enregistrés au moyen d’un justificatif interne, et les documents de voyage (billets, itinéraires ou visas) sont directement centralisés dans le voyage — y compris les pièces à validité prolongée comme une autorisation ESTA, qui reste consultable sur plusieurs déplacements. Les réservations pour les invité-e-s externes s’effectuent également en toute simplicité.

Après vérification par les règles configurées dans l’outil de gestion des frais Edi et validation dans le flux de travail, toutes les données sont automatiquement comptabilisées dans SAP FI/CO puis réglées par la comptabilité fournisseurs — imputation, ventilation et comptabilisation de la TVA incluses.

« Le rapprochement de nos transactions par carte logée avec les réservations de voyage relevait autrefois d’un travail purement manuel. Aujourd’hui, Edi effectue cette correspondance automatiquement et nous transmet des données vérifiées et déjà imputées pour la comptabilisation dans SAP. Cela nous fait gagner un temps précieux chaque mois dans la comptabilité fournisseurs. »

Luca Berton, Finance & Accounting, Basilea Pharmaceutica

Garder sa flexibilité, même à l’international.

Pour Basilea, un critère a été décisif dans le choix de la solution : l’outil de gestion des frais Edi n’impose aucun écosystème fermé, contrairement à de nombreuses plateformes de réservation exclusives. La réservation, les cartes et la TMC sont choisies librement — Edi assure la continuité parfaite des flux de données au sein d’un processus unifié.

Cet atout prend toute sa dimension hors de Suisse : pour d’autres marchés — par exemple en Asie —, Basilea peut intégrer des solutions de réservation locales ou des agences de voyages adaptées aux habitudes et exigences régionales, sans reconstruire le processus ni créer de nouveaux silos de données. Chaque voyage, quel que soit le partenaire retenu, aboutit au même processus structuré — de la demande initiale à la comptabilisation.

" Edi offre exactement la flexibilité souhaitée et les avantages que l’on recherche dans une solution digitale. Nous réservons — et Edi s’occupe du reste. "

Lukas Bossard, Finance & Travel Management, Basilea Pharmaceutica

Résultats : une transparence totale et une qualité de service vécue au quotidien.

Pour Basilea, cela constitue la différence majeure avec les simples outils de réservation : beaucoup gèrent bien la réservation elle-même, mais montrent leurs limites sur les étapes aval — justificatifs, cartes et écritures comptables. Avec l’outil de gestion des frais Edi, ces deux dimensions fonctionnent ensemble.

Le rapprochement manuel entre les transactions par carte logée et les réservations de voyage a été réduit au minimum, ce qui permet au service financier de récupérer environ 3 jours par mois — du temps auparavant consacré au tri et à la recherche de justificatifs.

L’attente liée à la compensation bancaire disparaît également : les décomptes peuvent être transmis en plusieurs étapes, avant et après le déplacement, au lieu d’attendre les justificatifs pendant des semaines.

De plus, Basilea conserve l’ensemble de ses partenaires privilégiés : HR Campus, éditeur de l’outil de gestion des frais Edi, bta first travel comme TMC et Cornèrcard pour les cartes d’affaires garantissent le niveau de service suisse et personnalisé attendu par Basilea — associé à un processus automatisé de bout en bout, transparent et indépendant d’un écosystème fermé.

Détails.

Entreprise : Basilea Pharmaceutica AG

Secteur : Pharma / Life Sciences

Plateforme : Edi (HR Campus)

Partenaires & intégrations : bta first travel (TMC), Atriis (OBE), Cornèrcard (cartes d’entreprise et cartes logées), Personio (API des données de base RH), SAP FI/CO

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