Basilea Pharmaceutica entwickelt innovative Medikamente gegen schwer therapierbare Infektionen – ein Geschäft, das von internationalem Austausch lebt: Kongresse, Studienzentren und Partnergespräche rund um den Globus. Was für die Forschung ein Gewinn ist, wurde im Reisekostenmanagement schnell zur Belastung. Basilea suchte eine Lösung, die nicht nur schön bucht, sondern die ganze Reise – von der Buchung bis zur verbuchten Zahlung – zu einem einzigen, kontrollierten Prozess macht. Und zwar so, dass das Unternehmen dabei nicht in ein geschlossenes Ökosystem gezwungen wird.

Ausgangslage: hohe Komplexität, viele Medienbrüche

Reisen bei Basilea sind komplex: mehrere Länder, mehrere Airlines, verschiedene Belegarten – Flug, Hotel, Taxi, Spesen unterwegs. Bisher liefen Buchung, Kreditkartenabrechnung und Spesenerfassung weitgehend getrennt voneinander. Wer eine Dienstreise machte, sammelte Belege selbst, glich sie manuell mit der Kreditkartenabrechnung ab und wartete nicht selten auf das Kartenclearing, bevor überhaupt abgerechnet werden konnte. Für die Finanzabteilung bedeutete das: viele Einzelbelege, wenig Kontext und ein hoher manueller Aufwand beim Zuordnen von Lodge-Transaktionen zu Reisen und Kostenstellen.

Rund 150 Mitarbeitende buchen bei Basilea regelmässig Geschäftsreisen – bei 60 Reisen pro Monat und Zielen in vielen unterschiedlichen Ländern kam so einiges an Belegen, Kartentransaktionen und Rückfragen zusammen. Die Finanzabteilung schätzte den manuellen Aufwand für das Zuordnen von Lodge-Transaktionen zu Reisen und Kostenstellen vor Edi auf 3 Tage pro Monat.

Basilea wollte diesen Bruch schliessen – ohne sich dabei in ein starres Ökosystem zu begeben, das Buchung, Karte und Abrechnung zwingend aus einer Hand verlangt. Gesucht war eine Lösung, die die besten Partner für Buchung und Zahlung frei kombinierbar macht, dabei aber alle Daten automatisch zusammenführt und der Finanzabteilung die volle Kontrolle über den Prozess danach gibt.

Lösung: Edi als zentrale Plattform über den gesamten Reiseprozess

Basilea entschied sich für Edi als Drehscheibe für den gesamten Reiseprozess:

• Nahtlose Datenbasis: Die Stammdaten der Mitarbeitenden fliessen automatisch über die REST-API aus Personio.
• Freie Partnerwahl: Anträge werden direkt in Edi gestartet, Reisebuchungen erfolgen über bta first travel als TMC und Atriis als Buchungsplattform, bezahlt wird mit Cornèrcard-Firmen- und Lodgekarten.
• Zukunftssicher: Statt mehrerer loser Systeme entsteht ein einziger, harmonisierter Prozess. Basilea bleibt frei, für weitere Länder oder Bedürfnisse jederzeit weitere TMCs oder Buchungsplattformen anzubinden, ohne die Prozesshoheit zu verlieren.

Das Herzstück ist Edi Trip: Jede Reise wird automatisch angelegt, und alle dazugehörigen Belege, Kartentransaktionen sowie Rechnungen werden ihr zugeordnet – ganz ohne manuelles Hochladen. Ein Flug kann direkt nach der Buchung abgerechnet werden, während Spesen unterwegs wie Taxi oder Verpflegung später in einer separaten Abrechnung zur gleichen Reise folgen. Niemand muss mehr auf das Kartenclearing warten. Rechnung und Kartentransaktion werden automatisch gematcht, Buchungsgebühren per Eigenbeleg erfasst, und Reisedokumente wie Ticket, Reiseprogramm oder Visa landen direkt in der Reise – inklusive Dokumenten mit längerer Gültigkeit wie einem ESTA, das über mehrere Reisen hinweg sichtbar bleibt. Auch Gastbuchungen lassen sich einfach abwickeln.

Nach der Prüfung durch das in Edi hinterlegte Regelwerk und die Freigabe im Workflow werden alle Daten automatisch in SAP FI/CO verbucht und über die Kreditorenbuchhaltung ausbezahlt – inklusive Kontierung, Aufschlüsselung und MWST-Buchung.

«Der Abgleich unserer Lodgekarten-Transaktionen mit den Reisebuchungen war früher reine Handarbeit. Heute matcht Edi das automatisch und übergibt uns fertig kontierte, geprüfte Daten für die Verbuchung in SAP. Das spart uns in der Kreditorenbuchhaltung jeden Monat spürbar Zeit.»

Luca Berton, Finance & Accounting, Basilea Pharmaceutica

Flexibel bleiben, auch international

Für Basilea war bei der Wahl der Lösung ein Punkt entscheidend: Edi zwingt nicht in ein geschlossenes Ökosystem, wie es viele reine Buchungsplattformen tun. Buchung, Kartenpartner und TMC sind frei wählbar – Edi verbindet die Daten trotzdem lückenlos zu einem einzigen Prozess.

Das zahlt sich aus, sobald es über die Schweiz hinausgeht: Für weitere Märkte – zum Beispiel in Asien – kann Basilea lokale Buchungslösungen oder Reisebüros anbinden, die dortige Gepflogenheiten und Anforderungen besser abdecken, ohne den Prozess neu aufzubauen oder Daten in neuen Silos zu verlieren. Jede Reise, egal über welchen Partner gebucht, landet am Ende im gleichen strukturierten Prozess – von der Genehmigung bis zur Verbuchung.

«Edi bietet genau die Flexibilität, welche man sich wünscht, und die Vorteile, welche man in einer digitalen Lösung sucht. Wir buchen – und Edi macht den Rest.»

Lukas Bossard, Finance & Travel Management, Basilea Pharmaceutica

Ergebnisse: volle Transparenz und gelebte Service-Qualität

Für Basilea bedeutet das den entscheidenden Unterschied zu reinen Buchungsplattformen: Viele Tools lösen die Buchung selbst gut, stossen aber im Prozess danach – bei Beleg, Karte und Verbuchung – an ihre Grenzen. Bei Edi gehört beides zusammen.

Den manuellen Abgleich der Lodgekarten-Transaktionen mit den Reisebuchungen hat das auf ein Minimum reduziert, was der Finanzabteilung schätzungsweise 3 Tage pro Monat zurückgibt – Zeit, die vorher fürs Suchen und Zuordnen von Belegen draufging.

Auch das Warten auf das Kartenclearing entfällt: Abrechnungen können aufgeteilt vor und nach der Reise eingereicht werden, statt wie vorher Wochen oder Monate auf Belege zu warten.

Zudem muss Basilea auf keinen der geschätzten Partner verzichten: HR Campus Anbieter von Edi, bta first travel als TMC und Cornèrcard als Kartenpartner bringen zusammen genau die persönliche Schweizer Servicequalität, die sich Basilea wünscht – kombiniert mit einem Prozess, der von Anfang bis Ende automatisiert, transparent und nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden ist.

Details

Unternehmen: Basilea Pharmaceutica AG

Branche: Pharma / Life Sciences

Plattform: Edi (HR Campus)

Partner & Integrationen: bta first travel (TMC), Atriis (OBE), Cornèrcard (Firmen- & Lodgekarten), Personio (HR-Stammdaten API), SAP FI/CO

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