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Nach der Konferenz noch ein paar Tage am Meer verbringen? Oder den Geschäftstermin mit einem verlängerten Wochenende verbinden? Was für Mitarbeitende attraktiv ist, wird für Unternehmen zunehmend zur Herausforderung. Denn sobald geschäftliche und private Reisetage kombiniert werden, stellen sich Fragen zu Kosten, Compliance und Verantwortung. Wer klare Regeln schafft, kann Bleisure ermöglichen, ohne unnötige Risiken einzugehen.
Bleisure ist längst Alltag
Ob Messebesuch, Kundentermin oder internationale Konferenz: Immer mehr Mitarbeitende nutzen die Gelegenheit, eine Geschäftsreise privat zu verlängern. Für Unternehmen kann das durchaus Vorteile bringen. Bleisure erhöht die Flexibilität, steigert die Attraktivität als Arbeitgeber und wird von vielen Mitarbeitenden geschätzt.
Gleichzeitig entstehen neue Herausforderungen. Denn wo geschäftliche und private Reisebestandteile aufeinandertreffen, stellen sich Fragen zu Kosten, Genehmigungen, Sozialversicherungen und Compliance. Ohne klare Vorgaben wird aus einer unkomplizierten Reise schnell ein administrativer Sonderfall.
Bleisure ist nicht gleich Workation
In der Praxis werden die Begriffe oft gleich verwendet. Tatsächlich gibt es jedoch einen wichtigen Unterschied.
Bei Bleisure wird eine Geschäftsreise um private Tage ergänzt. Bei einer Workation verlagern Mitarbeitende ihren Arbeitsort bewusst für eine gewisse Zeit ins Ausland. Diese Unterscheidung ist wichtig, da unterschiedliche Regeln und Risiken gelten.
Unternehmen sollten deshalb klar definieren, was als Bleisure gilt und wo die Grenze zur Workation verläuft. Das schafft Transparenz und verhindert Missverständnisse bereits im Vorfeld.
Die grösste Herausforderung: fehlende Regeln
In vielen Unternehmen ist Bleisure bereits Realität, auch wenn es keine offizielle Richtlinie gibt.
Dann wird jeder Fall individuell beurteilt. Mitarbeitende stellen Rückfragen, Travel Manager treffen Einzelfallentscheide und HR oder Finance werden involviert, sobald Unsicherheiten auftauchen. Das kostet Zeit und führt zu Inkonsistenzen.
Aus Compliance-Sicht entsteht zudem eine Grauzone. Fehlen dokumentierte Prozesse, wird es schwierig nachzuweisen, dass Risiken angemessen geprüft und Pflichten erfüllt wurden.
Vier Punkte, die Unternehmen im Blick behalten sollten
1. Kosten sauber trennen
Eine der häufigsten Fragen bei Bleisure betrifft die Reisekosten. Wer bezahlt den späteren Rückflug? Wer übernimmt zusätzliche Hotelnächte? Was passiert, wenn die private Verlängerung die Reise verteuert?
Bewährt hat sich das sogenannte «Logical Fare»-Prinzip. Das Unternehmen übernimmt jene Kosten, die auch bei einer reinen Geschäftsreise angefallen wären. Zusätzliche Ausgaben für private Reisetage werden von den Mitarbeitenden getragen. Entscheidend ist dabei eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation.
2. Compliance vor der Reise prüfen
Viele Risiken lassen sich vermeiden, wenn sie früh erkannt werden. Je nach Reiseziel und geplanter Tätigkeit können sozialversicherungsrechtliche, steuerliche oder arbeitsrechtliche Fragestellungen entstehen. Sobald Mitarbeitende während einer Reise auch im Ausland arbeiten, sollten diese Themen vor Reiseantritt geprüft werden.
3. Verantwortung klar regeln
Bei Bleisure stellt sich häufig die Frage, welche Verantwortung das Unternehmen während der privaten Verlängerung trägt. Pauschale Antworten gibt es nicht. Umso wichtiger sind klare Richtlinien, die Zuständigkeiten definieren und den geschäftlichen vom privaten Teil der Reise sauber abgrenzen.
4. Prozesse statt Einzelfallentscheide
Je häufiger Bleisure genutzt wird, desto wichtiger werden standardisierte Abläufe. Mitarbeitende sollten einfach deklarieren können, welche Reisetage geschäftlich und welche privat sind. Gleichzeitig müssen Unternehmen nachvollziehen können, welche Kosten übernommen werden und ob zusätzliche Prüfungen notwendig sind.
5. So gelingt eine praxistaugliche Bleisure-Policy
Unternehmen brauchen dafür kein umfangreiches Regelwerk. Wichtig ist, klar zu definieren, was als Bleisure gilt und wo die Grenze zur Workation verläuft. Ebenso sollten die Kosten transparent geregelt sein: Welche Ausgaben übernimmt das Unternehmen und welche trägt die reisende Person selbst?
Auch ein einheitlicher Genehmigungsprozess zahlt sich aus. Wenn geschäftliche und private Reisetage sauber dokumentiert werden, lassen sich Kosten einfacher zuordnen und mögliche Risiken frühzeitig erkennen.
Zudem sollten die Zuständigkeiten klar geregelt sein. Mitarbeitende, Travel Management, HR und Finance müssen wissen, wer welche Aufgaben übernimmt und wann eine Compliance-Prüfung erforderlich ist. Je einfacher die Regeln formuliert sind, desto eher werden sie im Alltag auch eingehalten. Das liest sich natürlicher und sorgt für einen besseren Übergang zur anschliessenden Checkliste.
Checkliste: Ist dein Unternehmen bereit für Bleisure?
Bevor Mitarbeitende ihre nächste Geschäftsreise privat verlängern, sollten folgende Fragen mit «Ja» beantwortet werden können:
- Gibt es eine klare Definition von Bleisure?
- Ist die Abgrenzung zur Workation geregelt?
- Sind Kostenübernahmen und private Mehrkosten definiert?
- Besteht ein standardisierter Genehmigungsprozess?
- Werden mögliche Compliance-Risiken vor der Reise geprüft?
- Sind Zuständigkeiten zwischen Travel Management, HR und Finance geklärt?
- Werden geschäftliche und private Reisebestandteile dokumentiert?
Falls mehrere Punkte offen bleiben, lohnt es sich, die bestehenden Prozesse zu überprüfen.
Fazit
Bleisure wird bleiben. Mitarbeitende schätzen die Möglichkeit, Geschäftsreisen mit privaten Aufenthalten zu verbinden, und Unternehmen profitieren von einer attraktiveren Employee Experience. Gleichzeitig braucht diese Flexibilität einen klaren Rahmen.
Wer Zuständigkeiten definiert, Kosten sauber trennt und mögliche Risiken frühzeitig prüft, schafft die Grundlage für Bleisure ohne unangenehme Überraschungen.
Fachliche Mitwirkung
Corinna Döpkens
Travel & Mobility Expertin
www.linkedin.com/in/corinna-doepkens
Dr. Daniel Dietrich
Co-Founder Vamoz AG