Was passiert, wenn Technologie nicht einfach mehr automatisiert, sondern Menschen gezielt unterstützt? Genau darum ging es am HR Experience Campus 2026. Unter dem Motto «Augmented HR – the human advantage» stand die Frage im Zentrum, wie Mensch und Technologie gemeinsam mehr bewirken. Ein Gedanke, der auch für Edi und modernes Spesenmanagement entscheidend ist.

Spesen erfassen, Belege prüfen, Freigaben einholen und Daten weitergeben. Rund um Geschäftsausgaben entstehen viele kleine Aufgaben, die im Alltag Zeit kosten. Technologie kann einen grossen Teil davon übernehmen. Doch der HR Experience Campus hat einmal mehr gezeigt: Automatisierung allein ist noch kein Fortschritt. Entscheidend ist, ob sie ein echtes Problem löst und den Arbeitsalltag einfacher macht.

Für uns bei Edi liegt genau darin der Kern von Expense Intelligence.

KI muss nicht beeindrucken. Sie muss helfen.

Künstliche Intelligenz war eines der zentralen Themen am HR Experience Campus. Dabei rückte eine Frage besonders in den Fokus: Wo schafft KI einen echten Mehrwert? Diese Frage stellen wir uns auch im Spesenmanagement.

Niemand möchte KI nutzen, nur weil KI gerade überall Thema ist. Mitarbeitende möchten ihren Beleg schnell erfassen. Finance möchte korrekte Daten. Führungskräfte möchten einfache Freigaben. Und Unternehmen möchten ihre Ausgaben im Griff behalten. KI wird dann wertvoll, wenn sie genau dabei unterstützt.

Edi liest Informationen aus Belegen automatisch aus und verarbeitet sie digital weiter. Regeln lassen sich direkt im Prozess berücksichtigen. Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Der Nutzen zeigt sich nicht in der Technologie selbst. Er zeigt sich in weniger manueller Arbeit, weniger Rückfragen und einem einfacheren Prozess.

Weniger Administration schafft Raum für wichtigere Aufgaben

Ein weiterer Gedanke des HR Experience Campus war der bewusste Umgang mit gewonnener Zeit. Wenn Technologie Routineaufgaben übernimmt, entsteht Freiraum. Die spannende Frage lautet dann: Was machen wir damit?

Beim Spesenmanagement ist dieser Effekt sehr konkret. Mitarbeitende sollen ihre Zeit nicht mit der Nachbearbeitung von Belegen verbringen. Finance-Teams sollen nicht jede Information von Hand kontrollieren oder zwischen Systemen übertragen. Je mehr der Prozess im Hintergrund zuverlässig funktioniert, desto mehr Zeit bleibt für Aufgaben, bei denen Menschen tatsächlich gebraucht werden.

Für Finance kann das bedeuten, Ausgaben besser zu analysieren und Auffälligkeiten früher zu erkennen. Für Führungskräfte bedeutet es weniger Administration. Für Mitarbeitende wird aus einer lästigen Pflicht ein kurzer Schritt im Arbeitsalltag.

Genau so verstehen wir Augmentation: Technologie nimmt Arbeit ab, ohne Verantwortung abzunehmen.

Weniger Administration, mehr Zeit für Menschen – ein Gedanke, der auch Expense Intelligence prägt.

Ein gutes Tool allein reicht nicht

Auch moderne HR-Technologie war am Campus ein wichtiges Thema. Eine Erkenntnis lässt sich direkt auf Travel und Expense übertragen: Die beste Lösung bringt wenig, wenn sie isoliert arbeitet. Spesenprozesse berühren viele Systeme und Teams. Reisebuchungen, Firmenkarten, HR-Daten, Kostenstellen, Genehmigungen und die Finanzbuchhaltung greifen ineinander. Entstehen zwischen diesen Bereichen Lücken, beginnt die manuelle Arbeit.

Deshalb denken wir Expense Intelligence nicht als einzelne App. Die relevanten Informationen sollen durch den gesamten Prozess fliessen. Von der Ausgabe über den Beleg und die Freigabe bis zur Verbuchung.

So müssen Mitarbeitende weniger nachtragen. Finance erhält bessere Daten. Und Unternehmen gewinnen einen klareren Blick auf ihre Ausgaben.

Von der Spesenabrechnung zur Ausgabensteuerung

Vielleicht liegt genau hier die grösste Veränderung. Digitales Spesenmanagement begann mit der Frage: Wie können wir eine Abrechnung schneller bearbeiten? Heute geht es um mehr. Welche Ausgaben entstehen? Wo entstehen sie? Entsprechen sie den definierten Regeln? Welche Daten fehlen? Wo gibt es Auffälligkeiten? Und wie lassen sich diese Informationen nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen?

Damit entwickelt sich Spesenmanagement von einer administrativen Aufgabe zu einer verlässlichen Datenquelle. Expense Intelligence bedeutet für uns deshalb nicht einfach, bestehende Arbeit schneller zu erledigen. Es bedeutet, Ausgaben besser zu verstehen und Prozesse von Anfang an intelligenter zu gestalten.

Der nächste Schritt muss nicht der grösste sein

Auch Transformation war am HR Experience Campus ein wichtiges Thema. Dabei wurde deutlich: Unternehmen müssen nicht alles gleichzeitig verändern. Das gilt auch für Travel und Expense.

Vielleicht liegt der grösste Hebel zuerst bei der Belegerfassung. Vielleicht verursachen Kreditkartentransaktionen zu viel manuelle Arbeit. Vielleicht fehlen Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung. Oder der bestehende Genehmigungsprozess ist schlicht zu kompliziert. Der sinnvollste Startpunkt ist dort, wo heute konkret Aufwand entsteht. Von dort aus lässt sich der Prozess Schritt für Schritt weiterentwickeln.

Technologie im Hintergrund. Mehr Zeit für Menschen im Vordergrund.

Der HR Experience Campus 2026 hat gezeigt, wie viel Potenzial im Zusammenspiel von Menschen und Technologie steckt. Für uns ist das keine abstrakte Zukunftsvision. Im Spesenmanagement lässt sie sich bereits heute konkret umsetzen.

Wenn Belege automatisch verarbeitet werden, Systeme miteinander sprechen und Informationen im richtigen Moment verfügbar sind, verschwindet ein Teil der Administration aus dem Alltag. Und genau das sollte gute Technologie tun: möglichst viel Komplexität übernehmen, damit Menschen möglichst wenig davon spüren.

Du möchtest wissen, wie Expense Intelligence deinen Spesenprozess vereinfachen kann? Entdecke Edi und erlebe in einer persönlichen Demo, wie aus manueller Administration ein intelligenter, durchgängiger Prozess wird.