Edi erkennt, validiert und verarbeitet elektronische Rechnungen direkt im Travel-&-Expense-Prozess.
E-Rechnung wird zum Standard in Deutschland
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 greift sie grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze, soweit keine Ausnahme gilt.
Wichtig: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das elektronisch verarbeitet werden kann.
Formate erkennen. Regeln prüfen. Ergebnisse verstehen.
Edi unterscheidet klassische Belege von echten E-Rechnungen und wählt den passenden Verarbeitungsweg.
Formate automatisch erkennen
XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X, CII- und UBL-basierte XML-Rechnungen sowie hybride Rechnungen mit eingebettetem XML.
Mehrstufige Rechnungsvalidierung
Technisches Schema, EN-16931-Geschäftsregeln sowie nationale und profilspezifische Vorgaben werden getrennt geprüft.
Fehler transparent anzeigen
Statt nur «gültig» oder «ungültig» zeigt Edi Regel, betroffenes Feld und Schweregrad als Fehler, Warnung oder Information.
Technisch valide ist noch nicht steuerlich korrekt
Edi verbindet Rechnungsvalidierung mit der Prüfung steuerlich relevanter Angaben.
Technische und semantische Prüfung
Edi prüft XML-Struktur, Datentypen, Pflichtfelder und logische Abhängigkeiten. Bei XRechnung und ZUGFeRD werden auch profil- und formatspezifische Regeln berücksichtigt.
Steuerliche Rechnungsprüfung
Zusätzlich können Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Rechnungs- und Leistungsdatum, Steuerbeträge, Steuersätze, Steuerbefreiungen, Reverse Charge und die mathematische Konsistenz geprüft werden.
Vier Prüfungen, die im Alltag den Unterschied machen
Edi prüft nicht nur das Format. Wir berücksichtigen auch Ausnahmen, Plausibilität und den vollständigen Prozessweg.
Ausnahmen richtig behandeln
B2B- oder B2C-Kontext, Rechnungsbetrag und Übergangsregeln fliessen in die Prüfung ein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro werden als mögliche gesetzliche Ausnahme erkannt.
Lieferantenidentität prüfen
Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-ID und Empfängerdaten werden mit den vorhandenen Stammdaten abgeglichen. Auffällige Abweichungen werden sichtbar.
Duplikate früh erkennen
Edi vergleicht mehrere Rechnungsmerkmale, etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag. So lassen sich mögliche Doppelzahlungen schon vor der Freigabe kennzeichnen.
Prüfpfad vollständig dokumentieren
Originaldokument, strukturierte XML-Daten, Empfangszeitpunkt, Hash, Prüfergebnis, Regelwerksversion, Freigaben sowie Expense- und Buchungsreferenzen bilden einen nachvollziehbaren Audit Trail.
Ein durchgängiger Datenfluss von der E-Rechnung bis ins ERP
Strukturierte Rechnungsdaten werden direkt weiterverwendet. Edi übernimmt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuern, Währung und Leistungsbeschreibung und verbindet sie mit Reise, Kartentransaktion, Ausgabe, Freigabe und Buchung.
Bei hybriden Rechnungen lassen sich XML und PDF gegenüberstellen. Original, Validierung, Warnungen, Freigaben und ERP-Referenzen bleiben im Prüfpfad nachvollziehbar.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF zählt nicht als E-Rechnung.
Edi ist auf XRechnung, ZUGFeRD / Factur-X, CII- und UBL-basierte XML-Rechnungen sowie hybride Formate mit eingebettetem XML ausgerichtet. Klassische PDF-, Bild- und Papierbelege laufen weiterhin über den bestehenden Belegprozess.
Edi kann technische Struktur, EN-16931-Regeln, profil- und formatspezifische Vorgaben sowie steuerlich relevante Angaben prüfen. Zusätzlich werden mögliche Ausnahmen, Lieferantenidentität, Duplikate und der Prüfpfad berücksichtigt.
Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Rechnungsteil massgeblich. Edi kann XML- und PDF-Inhalte gegenüberstellen und Abweichungen sichtbar machen.
Nach Prüfung und Freigabe kann Edi Buchungsdaten, strukturierte Rechnungsdaten, Original-XML, Validierungsergebnis und weitere Audit-Informationen für nachgelagerte Systeme bereitstellen.
Edi-App downloaden
Die Edi-App ist kostenlos als Download erhältlich und macht das Smartphone zum Spesenprofi.
