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Unternehmenskreditkarten: Ein Erfahrungsbericht vom HR Campus Travel & Expense Team
Es gibt verschiedene Wege und Modelle, wie Unternehmen die Kreditkarten der Mitarbeitenden managen können. Von IBCP über CBCP zu IBIP – wir zeigen die Unterschiede der gängigen Methoden auf und wie Edi die Kreditkartenabrechnung vereinfacht.
IBCP- und CBCP-Karten
Bei IBCP-Karten (Individual Billed Corporate Paid) handelt es sich um Kreditkarten, die an individuelle Mitarbeitende herausgegeben werden. Die Rechnung wird auf den Namen der Mitarbeitenden ausgestellt und jeweils direkt vom Unternehmen beglichen. Dieser Kartentyp kann für Einkäufe aller Art eingesetzt werden und ist in der Schweiz sehr verbreitet. Private Abzüge müssen vom Kreditkarteninhaber selbst beglichen werden.
Anders als beim Modell «IBCP» wird bei CBCP-Karten (Corporate Billed Corporate Paid) der Betrag dem gesamten Unternehmen und nicht der einzelnen Person in Rechnung gestellt. Die Rückzahlung von privaten Abzügen an das Unternehmen liegt in der Verantwortung des Unternehmens.
Der grosse Vorteil dieser beiden Varianten ist offensichtlich: Mitarbeitende müssen sich um nichts kümmern. Auch Banken bevorzugen und bewerben die Modelle entsprechend.
Dieses System birgt aber gerade bei der Verarbeitung von Spesen Nachteile:
- Unternehmen müssen mit signifikant längeren Spesenzyklen rechnen.
- Das Finanz Team muss auf die vollständigen Spesenrapporte aller Mitarbeitenden warten, um die Reconciliation (Kontenabstimmung) zu machen. Dies kann nicht nur zeitaufwändig und mühsam werden, sondern zu Verspätungen in der Rechnungsbezahlung führen oder zu Rechnungen, die bezahlt werden müssen, ohne dass sie kontrolliert wurden.
IBIP-Karten
Die IBIP-Karte (Individual Billed Individual Paid) lautet nicht auf das Unternehmen, sondern auf den Mitarbeitenden. Das Unternehmen bürgt für die Karte und kann so höhere Limiten als bei einer privaten Karte ermöglichen. Die Kreditkartenrechnung wird aber von den Mitarbeitenden selbst beglichen.
Dies schafft Vorteile für Unternehmen:
- Sie müssen sich nicht um die Reconciliation kümmern und sparen so Aufwand im Finanz Team. Die Überprüfung liegt bei den Mitarbeitenden.
- Sie können Spesenzyklen im Schnitt um zwei Wochen verkürzen, da Mitarbeitende daran interessiert sind, ihre Abrechnungen so rasch wie möglich einzureichen, um die Spesen zu erhalten, bevor die Kreditkartenrechnung fällig ist.
- Die Transaktionsdaten im System sind zu 100% korrekt.
- Der korrekte Wechselkurs wird verwendet.
- Weniger manuelle Eingaben für Mitarbeitende
Für Banken ist das IBIP-Modell mit mehr Aufwand verbunden. Sie empfehlen deshalb bevorzugt ein anderes Modell. Entscheiden Sie sich trotzdem für IBIP, müssen Sie mit weniger interessanten Preismodellen rechnen.
Mit IBIP Prozesse beschleunigen und automatisieren
Wir empfehlen, wenn immer möglich IBIP-Karten zu nutzen. Mit IBIP Walking Cards motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, die Spesenabrechnungen zeitnah und vollständig einzureichen. Das Spesentool Edi vereinfacht dabei den Prozess:
- Mitarbeitende fotografieren nach einem Einkauf die Belege direkt mit der Edi App oder laden sie am Desktop hoch.
- Moderne Integrationen übermitteln innerhalb von wenigen Minuten den Kreditkartenfeed an Edi.
- Edi erkennt die Transaktion und weist sie automatisch einem passenden Beleg zu.
Edi arbeitet mit allen gängigen Kreditkarten Anbietern, wie beispielsweise Viseca und Cornercard eng zusammen. Diese Partnerschaften helfen Ihnen, die Onboarding Prozesse zu beschleunigen. Trotzdem empfehlen wir, so früh wie möglich im Projekt Ihre Bank mit einzubeziehen und die Kartenfeeds zu beantragen, da einige Banken höhere Bearbeitungszeiten haben und so das Projekt verzögern könnten.
Dank der Integration der Kreditkarten in Finanz Systeme haben Mitarbeitende sowie das Finanzteam stetig den Überblick und die Kontrolle über alle Transaktionen.