Success Story
Spesenprozess der ZKB digitalisiert – einfach, schnell und sicher
Die Zürcher Kantonalbank hat mit Edi die Spesenabwicklung für ihre 5000 Mitarbeitenden digitalisiert. Mit dem Spesentool liessen sich die komplexen Abläufe vereinfachen und alle Sicherheitsanforderungen einhalten.
Ausgangslage
Die Zürcher Kantonalbank hat sich zum Ziel gesetzt, den aufwändigen Reise- und Spesenprozess zu vereinfachen und komplett zu digitalisieren. Damit sollen interne Abläufe optimiert und den Mitarbeitenden eine effiziente Lösung zur Spesenabwicklung geboten werden. Im Evaluationsverfahren ist der Entscheid auf das Spesentool Edi gefallen, das alle Sicherheitsanforderungen und funktionalen Ansprüche der Bank abdeckt.
Lösung
Heute nutzen alle 5000 Mitarbeitenden der Zürcher Grossbank die Edi-App. Bei der Umsetzung wurde grosser Wert auf die User-Experience gelegt. Mit wenigen Klicks werden die Spesenbelege hochgeladen und zur Genehmigung eingereicht. Das schlanke Setup ermöglicht den Mitarbeitenden somit auf allen Ebenen eine einfache und selbsterklärende Rückforderung ihrer Spesenabrechnungen. Die auf dem Spesenreglement basierenden und in Edi implementierten Regeln und Prüfverfahren stellen dabei eine vorgabenkonforme Abwicklung sicher.
Weiter werden alle genehmigten Spesenbelege nach der Freigabe durch das Accounting direkt im Finanzsystem (SAP ERP) über die Schnittstelle gebucht. Dies ermöglicht eine schnelle Durchlaufzeit und reduziert manuelle Aufwände im Finanzwesen erheblich, was die Prozesskosten nachhaltig senkt.
Mit Edi wurde eine sichere und komplett in die Unternehmensinfrastruktur integrierte Lösung implementiert, welche den Spesenprozess für alle beteiligten Personen simplifiziert hat.
Projekt
Das Projekt wurde im Jahr 2022 begonnen und realisiert. Dabei wurden alle Stakeholder frühzeitig involviert, was wesentlich zum Erfolg des Projektes beigetragen hatte. Im Rahmen der Anforderungsanalyse wurde ein Blueprint erstellt. Die Umsetzung erfolgte danach in einem agilen Projekt-Setup inkl. Pilotphase. Nach erfolgreichem Abschluss in der Pilotphase wurde das gesamte System live gesetzt und an die produktiven Umsysteme angebunden. Bereits in der Vorbereitung wurden interne Schulungsdokumente erstellt und die Key-User trainiert, um einen reibungslosen Support im Tagesgeschäft gewährleisten zu können. Eine zielgerichtete interne Kommunikation und kurze Schulungssequenzen der Mitarbeitenden führten das Go-Live zu einem absoluten Erfolg! Reto Vögeli, Projektleiter bei der Zürcher Kantonalbank freut sich über den gelungenen Projektabschluss: «Das in den Geschäftspartner und in die technische Lösung gesetzte Vertrauen hat sich vollständig ausbezahlt. Die Umsetzung erfolgte zügig, engagiert und kundenorientiert.»
Details
Unternehmen: Zürcher Kantonalbank
Branche: Bank
Mitarbeitende: 5000 (in der Schweiz)