Mehrwertsteuer: so bändigen Sie das Bürokratiemonster

«Welche gesetzlichen Vorschriften mit einer hohen administrativen Belastung sollen vereinfacht werden?», war die Frage, die das Staatssekretariat für Wirtschaft (Seco) 2018 an 2000 Unternehmen gestellt hat. Die Antwort war eindeutig: die gesetzlichen Vorschriften zur Mehrwertsteuer.2 Die letzten Jahre wurde aber eher verkompliziert als vereinfacht und Spezialfälle häufen sich schnell:

• Wie werden Mehrwertsteuern in multinationalen Unternehmen gehandhabt? 
• Was passiert mit Mehrwertsteuer auf Trinkgeldern? 
• Wie behält man den Überblick über die verschiedenen Mehrwersteuercodes?
• Was ist mit Privatanteilen auf Rechnungen? 

Wie kann man dem Thema gerecht werden, ohne die jeweiligen Landesgesellschaften zu stark damit zu belasten? 

Bedürfnisse erkennen

Zum Glück gibt es auf dem Markt viele Tools, die Sie bei der Abrechnung unterstützen können. Bevor Sie sich aber für eine Softwarelösung entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die unternehmensspezifischen Anforderungen kennen. Denn wenn zu viele Spezialfälle zur manuellen Bearbeitung übrigbleiben, wird Ihnen das Tool keine grosse Zeitersparnis bringen. Es sind die Sonderfälle, die auch für die manuelle Bearbeitung aufwändig sind. Schaffen Sie sich einen Überblick über folgende Punkte:

• Welche Länder sind betroffen?
• Wie gross ist der Umfang und die Art der zurückgeforderten Mehrwertsteuern?
• Wie sind die gesetzlichen Anforderungen dazu?
• Über welche Besonderheiten sind Sie in den letzten Jahren gestolpert?
• Wo befinden sich die Stolpersteine im heutigen Mehrwertsteuerprozess?

Mehrwertsteuer automatisieren 

Die MwSt.-Thematik ist eine Stärke von unserem Spesentool «Edi» und ein entscheidendes Differenzierungsmerkmal im Vergleich zu anderen Produkten auf dem Markt.

Wie kann Edi Sie unterstützen?

Viele von Edis Funktionen basieren auf der integrierten AI (künstliche Intelligenz). Dieses Wissen trainieren wir laufend weiter und da Edi eine Cloud-basierte Lösung ist, wird auch Ihr Edi immer von unserem Training profitieren. 

• Edi erkennt die korrekten Spesentypen auf einem Beleg oder einer Rechnung und weist ihnen die unterschiedlichen MwSt.-Sätze automatisch zu.
• Edi erkennt auch gesplittete Mehrwertsteuern auf demselben Beleg (z.B. bei Hotelrechnungen).
• Edi lässt sich über eine API mit den gängigen MwSt.-Partnern integrieren und trägt so zu einem globalen, sorgenfreien Handling der Mehrwertsteuern bei. 
• Edi hat vordefinierte Landeskonfigurationen für alle gängigen Spesen bzw. Rechnungsarten.
• Edi verarbeitet auch die wenig bekannte «Bezugssteuer» für internationale Dienstleistungen bei Lieferantenrechnungen. Mehr dazu finden Sie auch in unserem Artikel XY
• Edi überprüft die ausgelesenen MwSt.-Informationen und reichert sie wenn nötig an um einen abrechnungskonformen Datensatz zu erhalten.

Was macht Edi, wenn sich der Mehrwertsteuersatz ändert?

In Deutschland wurden während der Pandemie spezielle Steuersätze eingeführt. Ändern sich die Steuersätze in einem Land, kann es sein, dass kurz danach Erfassungen rückwirkend gemacht werden müssen. In diesem Fall muss nicht nur die korrekte Abrechnung sichergestellt sein, sondern auch die zeitlich abgegrenzten Änderungen an den Mehrwertsteuersätzen und die Anpassungen in der Buchhaltungssoftware, z.B. an den Mehrwertsteuercodes.

Edi ist eine cloud-basierte Lösung. Dies ergibt viele Vorteile für unsere Kunden: unser Service Operations Team kann zum Beispiel konsequent sicherstellen, dass gesetzliche Anpassungen stets für alle Kunden aktuell sind. So erkennt Edi auch, wenn er einen Beleg noch zum früheren Satz abrechnen muss, oder ob er bereits den angepassten Satz verwenden soll. Edi stellt sicher, dass er immer gesetzeskonform abrechnet.

Was macht Edi mit einem Beleg mit unterschiedlichen Steuertypen?

Einen solchen Beleg splittet Edi auf und teilt die jeweiligen Beträge dem entsprechenden MwSt.-Satz zu. Wichtig ist, dass nur Sätze aus Ländern abgerechnet werden dürfen, in denen ihr Unternehmen abzugs- bzw. rückforderungsberechtigt ist. Die entsprechenden Länder und Sätze werden vorgängig bei Edi hinterlegt. 

Sie haben zudem die Möglichkeit, unterschiedliche MwSt.-Codes pro Mehrwertsteuersatz zu hinterlegen. Ob Hotelübernachtung mit Frühstück oder Nahrungsmittel und Bürobedarf: unterschiedliche Steuertypen kann Edi uneingeschränkt bei allen Spesentypen verarbeiten. Zusätzlich kann manuell gesteuert werden, bei welchen Spesentypen welche Mehrwertsteuersätze erlaubt sind, um zu Falscheingaben zu unterbinden.

Edi – eine flexible Individuallösung

Unser Beraterteam ermittelt gemeinsam mit Ihren Finanzspezialisten die passende Strategie für Ihr Unternehmen. Edis Arbeitsweise wird anschliessend perfekt auf Ihre Anforderungen angepasst. Die individuelle Anpassung machen Edi erst zu dem starken Helfer, der er sein kann. 

Die Flexibilität des Systems ist uns wichtig, damit wir auch in Zukunft schnell auf Veränderungen reagieren können, und die korrekte Abrechnung bei unseren Kunden sicherstellen können. Für unser Abrechnungsschema wurden wir von der eidgenössischen Steuerverwaltung gelobt und es freut uns, dass sich Edi bei unseren Kunden bewährt:

«Das Tool erkennt den Steuertyp und ordnet den Betrag dem korrekten MwSt.-Satz zu. So werden Eingabefehler deutlich verringert. Dies spart Zeit: Bei der Kontrolle zur Freigabe und bei der Auszahlung der Spesen.

Ein weiteres Feature, das uns begeistert, ist das automatische Erkennen der Beträge bei mehreren MwSt.-Sätzen. So können wir bei Spesenbelegen aus dem Ausland die Mehrwertsteuer-Thematik zu 100% automatisieren.» – Marco Flury, Synpulse

Edi ist bereit für eine Herausforderung: welche Spezialfälle haben Sie in Ihrem Unternehmen?

Wie Edi mit Bezugssteuern umgeht, erfahren Sie hier: «Bezugssteuer: der grossen Unbekannten auf der Spur»

Quellen 

economiesuisse

Bürokratiemonitor 2018