Success Story
Mehr als digital: Der Schritt zu einem zukunftsfähigen Spesenprozess
Helvetia suchte eine Spesenlösung, die mehr kann als digital sein: Sie sollte den Prozess vereinfachen und fit für die Zukunft machen. Mit Edi als innovative Cloud-Lösung mit KI-First-Ansatz gelang genau das. Intuitive Nutzung, smarte Automatisierung und ein länderübergreifend schlanker Ablauf überzeugten. In wenigen Monaten wurden zwei Länder erfolgreich live geschaltet und die Prozesse so optimiert, dass Mitarbeitende, Vorgesetzte und Finance spürbar entlastet werden.
Ausgangslage
Helvetia wollte eine Spesenlösung, die nicht nur digital ist, sondern den Alltag der Mitarbeitenden wirklich leichter macht. Die bisherige Lösung zeigte deutliche Schwächen bei Weiterentwicklungen und in der Benutzerfreundlichkeit. Eine moderne Lösung musste her: unkompliziert, automatisiert und fit für die Zukunft. Genau das bot Edi – Expense Intelligence.
Lösung & Projekt
Schon zu Beginn überzeugte die intelligente Spesenlösung Edi durch intuitive Bedienung, smarte Kreditkartenintegration und automatisierte Abläufe, die den Prozess spürbar vereinfachten. In nur sechs Monaten wurden die Schweiz und Deutschland live geschaltet – inklusive Compliance-Regeln, IT-Security und länderspezifischen Anforderungen wie deutschen Tagespauschalen. Gleichzeitig nutzte Helvetia das Projekt für Prozessoptimierungen, damit diese zukunftsfähig, effizient und sauber in der Governance verankert sind.
«Edi macht uns das Leben einfacher – für alle: Mitarbeitende lieben die einfache Erfassung, Vorgesetzte die flexible Genehmigung von überall und die Finanzabteilung profitiert von maximaler Automatisierung.»
Sarina Manetsch, Fachbereich Finanzen
Helvetia Versicherungen AG
Ergebnisse
Heute läuft der Spesenprozess spürbar einfacher. Mitarbeitende erfassen ihre Spesen mobil in der App, fotografieren Belege und Edi prüft automatisch die Regelkonformität. Freigaben erfolgen flexibel von überall, während das Finanzteam dank automatisierter Buchungen und Kreditkartenausgleiche entlastet wird. Helvetia spart Zeit, reduziert Fehler und behält volle Transparenz.
Details
Unternehmen: Helvetia Versicherungen AG
Branche: Versicherungen
Unternehmensgrösse: Grossunternehmen
